Nach deutscher DIN Norm heißt es nüchtern: „Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“. So kurz die Definition, so umfassend ihr Inhalt. Denn kein Projekt gleicht dem anderen. Ähnlich sind sich nur die Prinzipien, nach denen man vorgehen sollte und die sich in nahezu jeder technisch orientierten Branche angeglichen haben. Heute werden verstärkt Mitarbeiter für das Projektmanagement gesucht - in erster Linie Ingenieure. Denn tendenziell besitzen sie eine für diese Aufgabe äußerst wertvolle Eigenschaft: Das strukturierte Denken trotz komplexer Abläufe.

Grundsätzliches über Projektarbeit
Gemeinhin unterscheidet man zwischen internen und externen Projekten. Beiden geht oft ein bereits abgeschlossener, unabhängiger Vorgang voraus. Bei internen Projekten ist es meist der Beschluss beispielsweise zur Entwicklung eines neuen Produktes oder zur Einrichtung einer neuen Produktionsstraße. Externe Projekte sind vielfach mit einem Kundenauftrag verbunden, daher wurde im Vorfeld häufig bereits der Vertrieb tätig.

Zunächst gilt es, das Projekt realistisch einzuschätzen. Welche Aufwände sind nötig? Wie viele Personen müssen eingebunden und welche Hilfsmittel herangezogen werden? So reichen in manchen Projekten einfache Listen zur Erfassung, während in anderen Fällen auf eine leistungsstarke Projektmanagement-Software zurückgegriffen werden muss. All diese Chancen und Risiken gilt es im Vorgeld abzustecken und daraus möglichst effektive Entscheidungen zu treffen.

Immer der Reihe nach – jeder Schritt wird festgelegt
Um im Projektmanagement zielführend zu arbeiten, ist es erforderlich, alle Komponenten, alle Anforderungen, alle Risiken mit ins Kalkül zu ziehen. Alle beteiligten Personen und Instanzen - ob Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter - vertreten möglicherweise unterschiedliche Interessen im Zusammenhang mit dem Projekt. Es gilt also bereits im Vorfeld, Konfliktrisiken zu minimieren, denn Ärger kostet immer wertvolle Zeit. Daher sind nicht nur umfangreiches Fachwissen, Erfahrung und gute Kenntnisse der Abläufe im Unternehmen nötig. Hilfreich sind natürlich auch persönliche Kontakte zu Kunden und Lieferanten, denn kurze Wege vereinfachen in der Projektplanung so manches Prozedere.

Es ist natürlich nicht immer einfach, alle Interessen innerhalb eines komplexen Projektes unter einen Hut zu bringen, gerade wenn Termine, Kosten und Abläufe zwischen allen Beteiligten zu koordinieren sind. Eine weitere erwünschte und dringend erforderliche Fähigkeit des Projektmanagers ist daher Flexibilität und Belastbarkeit. Da aber noch kein Meister vom Himmel gefallen ist, kommt der Rolle des Teams gerade für Newcomer eine entscheidende Bedeutung zu. Oft ist das Abfordern relevanter Informationen daher eine Sache von Führungsqualität und Durchsetzungsvermögen. Ein guter Projektmanager lässt sein Team eigenverantwortlich arbeiten und charakterisiert sich nicht durch autoritäres Führungsverhalten.


Die wichtigsten Aufgaben des Projektmanagers:

Projektvorbereitung
- Ziele müssen zunächst definiert werden und der gesamte Prozess in den
Workflow des Unternehmens angepasst werden.
- Der Projektmanager stellt sein Team zusammen.

Projektplanung
- In großen Projekten: Erstellung eines Projektstrukturplanes, in dem die
Gesamtaufgabe und deren Teilaufgaben gelistet sind.
- In kleineren Projekten kann direkt mit dem Erstellen eines
Projektablaufplanes begonnen werden. Aufgaben werden darin
chronologisch erfasst und in Arbeitspakete aufgeteilt. Diese werden
wiederum einzelnen Mitgliedern des Teams zugeordnet.
- Kosten werden festgelegt und das entsprechende Budget eingeplant.
- Die ermittelten Planwerte werden mit allen Beteiligten abgestimmt.

Abwicklung
- Regelmäßige Meetings zum Status des Projektes müssen einberufen und
geleitet werden.
- Bewertung der Ergebnisse hinsichtlich Leistungsfortschritt, Terminplan,
Kosten und Budgetverwaltung.

Abschluss
- Präsentation der Ergebnisse
- Abschlussberichterstattung
- Abrechnung und Nachkalkulation

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